BLOG

Dịch vụ Số hóa tài liệu là gì?

max_tran 08.04.2020
0 người theo dõi 1 bình luận 11 bài chia sẻ
Dịch vụ số hóa tài liệu

Tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu hiện nay không hẳn doanh nghiệp nào cũng nhận thức hết, chính vì thế dịch vụ này cần được phổ biến rộng rãi hơn để mọi người có cái đánh giá đúng về vai trò của nó.

Thời gian gần dây, chúng ta thường được nghe nhắc đến những khái niệm mới như Số hóa tài liệu, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Số hóa tài liệu, cùng những ưu điểm – hạn chế của nó, để có cái nhìn và đánh giá khách quan nhất.

Dịch vụ Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được.

Thông thương, tài liệu số bao gồm các dữ liệu dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… được sử dụng trên máy tính và được định dạng mà máy tính có thể đọc được.

Các công ty nhập dữ liệu thuê online sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng.

Vì sao phải sử dụng dịch vụ Số hóa tài liệu?

Cùng vói sự gia tăng dân số thì lượng kho tàng giấy tờ, tài liệu và kiến thức của nhân loại càng trở nên khổng lồ, bên cạnh đó việc bảo quản và lưu hành các loại văn bản, tài liệu này cũng dần bị hạn chế.

Vì những lẽ đó, việc áp dụng Số hóa tài liệu vào thực tiễn là giải pháp hợp lý nhất cho vấn đề trên. Dịch vụ Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin thực hiện một cách nhanh gọn, đơn giản và dễ dàng nhất.

Ưu điểm và hạn chế của dịch vụ Số hóa tài liệu

Ưu điểm

Giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Các loại tài liệu số khác nhau được chuyển đổi qua lại linh hoạt.

Cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý, không gian lưu trữ.

Tài liệu có khả năng được chỉnh sửa và tái sử dụng.

Hạn chế

Tốn chi phí đầu tư ban đầu về máy móc tiên tiến, cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ hiện đại.

Nguy cơ dễ bị sửa đổi và sao chép trái pháp luật tài liệu.

Khó khăn trong việc thực hiện do phải trải qua quá trình đào tạo đồng bộ và theo hệ thống. Ngoài ra, việc bảo mật tài liệu cũng khá phức tạp.

Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của Số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và ứng dụng Số hóa tài liệu để tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

0 Bình luận
  • Chưa có bình luận nào cho chủ đề này.
Website liên kết